Tietosuojaseloste

Lepo Product Oy:n henkilötietojen käsittelyperiaatteet

EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) on alettu soveltaa 25.5.2018 lähtien.

1. YLEISTÄ
1.1 Lepo Product Oy käsittelee henkilötietoja siinä määrin kuin se on liiketoimintamme toteuttamisen kannalta tarpeellista.
Tämä asiakirja sisältää Lepo Product Oy:n periaatteet henkilötietojen keräämistä, käytöstä ja käsittelystä.
1.2 Henkilötietojen käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä on
Lepo Product Oy, Y-tunnus 0846432-8, osoite: Villähteentie 547, 15540 Villähde. Puhelin: 03-871750. Kotipaikka: Lahti.
1.3 ”Henkilötiedot” tarkoittavat tietoja, jotka voidaan suoraan tai epäsuorasti kohdistaa elävään fyysiseen henkilöön.
Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja asiakasnumero.
1.4 ”Käsittely” tarkoittaa kaikkia henkilötiedoille tehtäviä toimenpiteitä, kuten keräämistä, järjestämistä, tallentamista, käyttämistä, poistamista ja siirtämistä.

2. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
2.1 Lepo Product Oy käsittelee seuraavia henkilötietoja eri laajuisesti: nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiakasnumero, tilaus- ja maksuhistoria, tilinumero.
2.2 Työsuhteen tai muun sopimuksen sitä vaatiessa käsittelemme lisäksi henkilötunnusta ja muita sopimukseen liittyviä tietoja.

3. KÄSITTELYN TARKOITUKSET
3.1 Käsittelemme edellä mainittuja henkilötietoja johonkin tai joihinkin seuraavista tarkoituksista:
a) tavaroiden tai muiden palveluiden markkinointi ja myynti
b) asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen toteuttaminen
c) riittävän asiakaspalvelun tarjoaminen
d) lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
e) henkilöstön rekrytointi ja palkkaaminen

3.2 Henkilötietoja ei koskaan käsitellä tavalla, joka ei ole yhteensopiva keräämisen tarkoituksen kanssa.

4. LAILLINEN PERUSTE
4.1 Käsittelemme henkilötietoja vain, jos käsittelyyn on EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen laillinen peruste. Lepo Product käsittelee henkilötietoja vain, jos sillä on siihen ainakin yksi seuraavista laillisista perusteista:
4.2 Sopimuksen toteuttaminen. Kun henkilö ryhtyy asiakkaaksemme, meidän on eri syistä käsiteltävä hänen henkilötietojaan, jotta voimme toimittaa sopimuksen mukaisesti hänen tilaamansa tuotteet tai palvelut. Tähän kuuluu esimerkiksi henkilötietojen tallentaminen asiakastietokantaamme.
4.3 Lakisääteinen velvoite. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä lakisääteisten velvotteiden täyttämiseksi.
4.4 Oikeutettu etu. Osaa henkilötiedoista käsitellään Lepo Product Oy:n oikeutetun edun antaman laillisen perusteen nojalla. Tämä tapahtuu vain, jos etujen arviointi on osoittanut, että rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet eivät ole merkityksellisemmät kuin Lepo Product Oy:n oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja kyseiseen tarkoitukseen. Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavien etujen perusteella:
a) oikeutettu etumme myydä ja markkinoida tuotteitamme ja palvelujamme
b) oikeutettu etumme tarjota tasokasta asiakaspalvelua
c) oikeutettu etumme rekrytoida ja palkata henkilöstöä
d) oikeutettu etumme arvioida, kehittää ja parantaa menettytapojamme ja järjestelmiämme.

5. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN
5.1 Jaamme henkilötietoja yhteistyökumpaniemme kanssa ja siirrämme niitä heille, jos se on tarpeen tilatun tuotteen toimittamiseksi tai palvelun suorittamiseksi.
5.2 Kun jaamme henkilötietoja muiden yritysten kanssa, vastaanottava yritys on joko Lepo Product Oy:n lukuun toimiva henkilötietojen käsittelijä tai itsenäinen rekisterinpitäjä. Yrityksen jotka ovat henkilötietojen käsittelijöitä, käsittelevät henkilötietoja meidän lukuumme ja meidän ohjeittemme mukaisesti. Valvomme kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä ja varmistamme, että he voivat antaa riittävät takuut henkilötietojen tietosuojasta ja salassapidosta.
5.3 Edellytämme aina, että henkilötietoja käsitellään vain EU-/ETA-maissa, ja kaikki omat IT-järjestelmämme sijaitsevat EU-/ETA-maissa. Jos jaamme henkilötietoja sellaisen henkilötietojen käsittelijän kanssa, joka itse tai alihankkijan kautta sijaitsee tai tallentaa tietoja EU-/ETA-maiden ulkopuolelle, henkilötietoja voidaan tallentaa EU-/ETA-maiden ulkopuolelle. Jos henkilötietoja käsitellään EU-/ETA-maiden ulkopuolella, suojaustaso taataan joko EU-komission päätöksellä siitä, että kyseisen maan tietosuojataso on riittävä, tai käyttämällä ns. asianmukaisia suojatoimia. Asianmukaisia suojatoimia voivat olla esimerkiksi vastaanottajamaassa hyväksytyt käytännesäännöt, vakiosopimusehdot, sitovat yrityksen sisäiset säännöt tai Privacy Shield.
5.4 Voimme luovuttaa henkilötietoja viranomaiselle, esimerkiksi poliisille, veroviranomaiselle tai muille viranomaisille, jos laki meitä velvoittaa tekemään niin tai jos meitä epäillään rikoksesta.

6. SÄILYTYSAIKA
6.1 Säilytämme henkilötietoja eripituisen ajan tiedon ja sen käsittelytarkoituksen mukaan. Olemme laatineet sisäiset henkilötietojen tallennus- ja lajitteluohjeet, joita noudatetaan aina. Henkilötietoja ei koskaan säilytetä pitempään kuin on tarpeen kutakin käsittelyä varten eikä koskaan pitempään kuin mihin meillä on voimassa olevan lainsäädännön mukaan oikeus.
6.2 Tietoja, joiden käsittelyn tarkoitus on asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen velvotteiden täyttäminen, käsitellään siihen asti kun on tarpeellista jollei rekisteröity ole vastustanut tällaista käsittelyä jäljempänä kohdassa 7.4 kerrotulla tavalla.

7. OIKEUTESI
7.1 Oikeus saada pääsy tietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastella henkilötietojaan ja pyytää lisätietoja niiden käsittelystä. Tähän kuuluu oikeus saada maksutta kopio häntä itseään koskevista henkilötiedoista, joita käsittelemme. Jos rekisteröity pyytää kopioita usein, voimme veloittaa kohtuullisen korvauksen hallinnollisista kuluista. Rekisteröidyn pääsy omiin henkilötietoihinsa edellyttää, että voimme tunnistaa rekisteröidyn varmasti.
7.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen. Vastaamme siitä, että käsittelemämme henkilötiedot ovat oikeita. Jos rekisteröity havaitsee itseään koskevissa henkilötiedoissa virheitä, hänellä on oikeus pyytää niiden oikaisemista. Hänellä on myös oikeus täydentää henkilötietojaan tiedoilla, jotka hänen mielestään puuttuvat ja jotka ovat oleellisia käsittelyn tarkoituksen kannalta. Jos tiedot on rekisteröidyn pyynnöstä oikaistu, ilmoitamme oikaisusta tahoille, joille olemme luovuttaneet tietoja, jos se vaikuttaa olevan mahdollista ja jos se ei vaadi suhteetonta vaivaa.
7.3 Oikeus tietojen poistamiseen. Rekisteröidyllä on aina oikeus pyytää meitä poistamaan tietonsa. Joissakin tapauksissa emme tosin voi poistaa henkilötietoja, esimerkiksi jos niitä tarvitaan rekisteröidyn kanssa tehdyn sopimuksen velvoitteiden täyttämiseksi. Poistamme henkilötiedot pyynnöstä aina seuraavissa tapauksissa:
a) Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty.
b) Henkilötiedot on kerätty suostumuksen perusteella, ja tämä suostumus peruutetaan.
c) Rekisteröity on vastustanut käsittelyä kohdan 7.4 mukaisesti emmekä pysty osoittamaan pakottavaa syytä jatkaa käsittelyä.
d) Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisella tavalla.
e) Henkilötiedot on poistettava meille asetetun laillisen velvoitteen nojalla.
7.4 Oikeus vastustaa käsittelyä. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, joka perustuu johonkin Lepo Product Oy:n oikeutettuun etuun, keskeytämme henkilötietojen käsittelyn näihin tarkoituksiin, jos emme pysty osoittamaan käsittelylle pakottavaa ja oikeutettua syytä. Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointiin. Jos rekisteröity vastustaa suoramarkkinointia, Lepo Product Oy ei enää käsittele hänen henkilötietojaan tähän tarkoitukseen. Joskus meidän on kuitenkin jatkettava käsittelyä johonkin muuhun tarkoitukseen, kuten asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen velvoitteiden täyttämiseen.
7.5 Jos haluat käyttää jotakin edellä mainittua oikeutta, ota yhteyttä myynti@lepo.fi

8. VALVONTAVIRANOMAINEN
8.1 Henkilötietojen käsittelyä koskevan valituksen voi tehdä asianmukaiselle valvontaviranomaiselle, joka on Suomessa Tietosujavaltuutettu. Tarvittavat yhteystiedot löydät osoitteesta www.tietosuoja.fi.